حذف عملیات کاغذی با نرم افزار مدیریت ناوگان

ورود تکنولوژی به زندگی انسان و نفوذ آن در تمامی ابعاد زندگی بشری امری انکارناپذیر است. در بسیاری از موارد، انسان ناچار به استفاده از تکنولوژی شده و پذیرفته که تنها راه پیشرفت و تسریع کارها، استفاده از فناوری‌های مدرن است. اما در برخی دیگر از موارد، هنوز از چنگ بندهای سنتی زندگی خود رها نشده است. یکی از این بندها، به خصوص در کشورهای در حال توسعه، استفاده از کاغذ و عملیات کاغذی (بوروکراسی) است.

بسیاری از صنایع، از جمله صنعت حمل‌ و نقل و شرکت‌های خدمات ناوگان، در تلاشند تا برای پیشرفت روزافزون، تطابق با محیط زیست، کاهش هزینه‌های خود و بهبود کارایی شرکت، استفاده از کاغذ و عملیات کاغذی را به حداقل برسانند. الکترونیکی کردن مدیریت ناوگان و استفاده از نرم افزار مدیریت ناوگان یکی از مدرن‌ترین و کارآمدترین روش‌ها در حذف عملیات کاغذی در صنعت حمل ‌و نقل است. اما حذف عملیات کاغذی با نرم افزار مدیریت ناوگان چگونه انجام می‌شود و چه مزایایی دارد؟ با ما در کاوشکام در این مطلب همراه باشید تا به بررسی بیشتر این موضوع بپردازیم.

مدیریت ناوگان و حذف عملیات کاغذی

مدیریت ناوگان و فرایند الکترونیکی شدن آن

سازمان‌ها و کسب‌وکارهایی که فعالیت آن‌ها، چه به صورت کامل و چه به صورت جزئی، بر پایه‌ی حمل ‌و ‌نقل کالا یا خدمات قرار دارد، نیاز دارند تا برای پیشبرد دقیق و منظم کارهای خود و افزایش رضایت‌مندی مشتریان، مدیریت قوی بر ناوگان خود داشته باشند. برای مثال سازمان اتوبوسرانی یکی از سازمان‌هایی است که خدمات آن وابسته به حمل ‌و نقل مسافران است. حرکت به موقع اتوبوس‌ها، فاصله زمانی مناسب میان رسیدن اتوبوس‌ها به ایستگاه، نظارت بر رفتار رانندگان و همچنین نظارت بر سرعت و محدوده‌ی حرکتی آن‌ها همگی بر رضایت مسافران تاثیرگذار است.

در گذشته، این کنترل و نظارت به صورت دستی و با فرآیندهای کاغذی انجام می‌شد. مدیران با ارسال نامه، گزارش‌ها را به سایر بخش‌ها ارسال می‌کردند. این روش مدیریتی علاوه بر این که از دقت کافی برخوردار نبود و با افزایش تعداد ناوگان نظارت بر آن‌ها سخت و زمان‌بر می‌شد، این مشکل را نیز داشت که مصرف کاغذ در آن‌ بسیار بالا بود.

امروزه، با ورود تکنولوژی به عرصه‌های مختلف از جمله مدیریت کسب و کار، نحوه‌ی مدیریت ناوگان نیز الکترونیکی شده است و همین امر توانسته کارایی، ایمنی و نظم ناوگان را بهبود ببخشد و رضایت بیشتری برای مسافران به همراه بیاورد. تمامی فرآیندهای نظارت بر ناوگان به کمک نرم‌افزاری به نام نرم‌افزار مدیریت ناوگان انجام می‌شود که در ادامه بیشتر با آن آشنا خواهیم شد.

مدیریت ناوگان و فرآیند الکترونیکی شدن آن

نرم‌افزار مدیریت ناوگان، راهی مناسب برای حذف کاغذ

الکترونیکی شدن مدیریت ناوگان نیازمند استفاده از ابزاری است که بتواند میان ناوگان یک سازمان و مدیران آن ارتباط برقرار کند و دستیابی به اطلاعات را تسهیل کند. این کار به کمک سامانه‌ی مدیریت هوشمند ناوگان (FMS) یا همان نرم افزار مدیریت ناوگان انجام می‌شود. این نرم افزار ابزاری قدرتمند با امکانات وسیع برای مدیریت ناوگان و حذف عملیات کاغذی است. سیستم مدیریت ناوگان به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تمامی اطلاعات لازم و قابل اندازه‌گیری را جمع‌آوری کنند و سپس برای بهبود کار خود آن‌ها را تحلیل کنند. از مهم‌ترین کاربردهای نرم افزار مدیریت ناوگان که در حذف عملیات کاغذی نقش موثر دارند، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• افزایش راندمان ناوگان و بهبود بازدهی شرکت
•  کاهش هزینه‌های سوخت
• نظارت بر رفتار و عملکرد راننده و امکان تحلیل آن‌ها برای بهبود
• کمک به برنامه‌ریزی مسیر و بهینه‌سازی مسیرهای حرکتی ناوگان
• مدیریت سرعت و حفظ ایمنی مسافران
• امکان گزارش‌گیری دوره‌ای و بررسی مشکلات برای رفع آن‌ها
• امکان تعمیر پیشگیرانه و مراقبت از ناوگان
• امکان معاینه فنی دوره‌ای و یادآوری آن برای تمامی ناوگان
• امکان نصب انواع سنسور و بررسی آن‌ها
• کنترل ناوگان از راه دور و امکان برقراری ارتباط با راننده حین حرکت.

تمامی این موارد و گزارش‌گیری‌ها به راحتی به کمک نرم‌افزار مدیریت ناوگان انجام می‌شود و با حذف عملیات کاغذی و کاهش هزینه‌های سازمان همراه خواهد بود. با وجود این نرم افزار، نیازی نیست که گزارش‌های دوره‌ای هر لحظه چاپ شوند و یا برای ابلاغ موضوعی به راننده از نامه‌نگاری استفاده شود. در ادامه بیشتر به چگونگی حذف عملیات کاغذی به کمک نرم‌افزار مدیریت ناوگان می‌پردازیم.

مدیریت ناوگان راهی مناسب برای حذف عملیات کاغذی

نرم افزار مدیریت ناوگان چگونه به حذف عملیات کاغذی کمک می‌کند؟

در قسمت قبلی با کاربردهای مهم نرم‌افزار مدیریت ناوگان آشنا شدیم و دریافتیم که این سیستم به حذف کاغذ کمک می‌کند. اما نرم‌افزار مدیریت با حذف کدام یک از مراحل کار مدیریت ناوگان به حذف عملیات کاغذی کمک می‌کند؟ در ادامه به این پرسش پاسخ خواهیم داد. 

دیگر مقالات کاوشکام را در این بخش دنبال نمایید
مدیریت ناوگان چیست
اهمیت سیستم مدیریت ناوگان برای اتوبوسرانی چیست
چگونه بهره‌وری ناوگان را در دوره شیوع Covid-19 افزایش دهیم

حذف استفاده از فرم‌های بازرسی ناوگان

یکی از اقدامات مهم مدیر ناوگان، برنامه‌ریزی صحیح برای بازرسی خودروها است. بازرسان خودرو پیش از اعزام ناوگان، آن‌ها را برای نظارت بر سلامت فنی بررسی و چک می‌کنند و نکات و ملاحظات خود را بر روی فرم‌های کاغذی یادداشت می‌کنند و در پرونده خودرو قرار می‌دهند. این بازرسی فنی برای رفع به موقع مشکلات فنی خودرو ضروری است اما استفاده از کاغذ هم برای بازرس وقت‌گیر است و هم هزینه‌های زیادی برای محیط زیست و همچنین شرکت یا سازمان دارد.

با وجود نرم‌افزار مدیریت ناوگان، بازرسی خودروها به صورت الکترونیکی درج می‌شود که این امر روند کار بازرسی را تسریع می‌کند و علاوه بر آن، اطلاعات به صورت دقیق و منظم در نرم‌افزار ثبت می‌شوند. بازرس به کمک لپ‌تاپ، تبلت یا تلفن همراه هوشمند اطلاعات دقیق را با چند کلیک ساده در نرم‌افزار تکمیل می‌کند و مدیران نیز به صورت لحظه‌ای امکان نظارت بر آن را دارند.

حذف لیست‌های تعمیر و نگهداری ناوگان

یکی دیگر از مهم‌ترین اقدامات مدیر ناوگان، تهیه‌ی لیستی است که در آن زمان تعمیر هر خودرو و معاینه‌ی فنی دوره‌ای آن یادداشت شده است. این لیست کاغذی علاوه بر این که دقت پایینی دارد و ممکن است در میان انبوهی از کارها فراموش شود و خودرویی بدون معاینه فنی تردد کند، به دلیل کاغذی بودن، هزینه‌های زیادی نیز برای شرکت خواهد داشت. نرم‌افزار مدیریت ناوگان به صورت خودکار زمان تعمیر و نگهداری پیشگیرانه خودروها را اطلاع می‌دهد و بدون استفاده از هرگونه کاغذ، تمامی اطلاعات و اقدامات در آن ثبت می‌شود.

نرم افزار مدیریت ناوگان و نحوه حذف عملیات کاغذی

حذف پیشینه خدمات و سفارش‌ها

اطلاع از تاریخچه خدمات ارائه شده یکی از روش‌های مدیریتی مناسب برای بررسی وضعیت ناوگان، برآورد هزینه‌ها، میزان بهره‌وری شرکت و میزان رضایتمندی مشتریان و جذب آن‌ها است. این کار در گذشته بر روی کاغذ انجام می‌شد و تمامی سوابق در پرونده‌ای کاغذی می‌شد. با وجود سیستم مدیریت هوشمند ناوگان، تمامی اطلاعات و تاریخچه سفارشات و خدمات بر روی نرم افزار ثبت می‌شود و برای دسترسی به آن‌ها با چند کلیک می‌توان اطلاعات کاملی به دست آورد. استفاده از این روش، هم سرعت کار را بهبود می‌بخشد و هم به حذف عملیات کاغذی منجر می‌شود.

حذف فرم سفارشات مشتری و ثبت درخواست‌ها

ثبت سفارش‌ و درخواست‌های مشتری بر روی کاغذ و انتقال آن‌ها به راننده، باعث افزایش مصرف کاغذ در شرکت‌ها می‌شود. با وجود نرم‌افزار مدیریت ناوگان، سفارش مشتری به صورت الکترونیکی دریافت می‌شود و بدون استفاده از کاغذ از طریق اپلیکیشن به راننده اطلاع داده می‌شود.

حذف موجودی کاغذی قطعات جانبی

مدیریت موجودی قطعات جانبی خودرو و بررسی مقدار مناسب قطعات برای تعمیرات احتمالی، بخش مهمی از هزینه‌های عملیاتی مدیریت ناوگان را شکل می‌دهد. نوشتن لیستی از این قطعات و بررسی موجودی بر روی کاغذ کار دشواری است و نیاز به تعداد زیادی کاغذ دارد. علاوه بر این، احتمال خطا نیز در این روش بالاست. حذف عملیات کاغذی با نرم‌ افزار مدیریت ناوگان در این مورد نیز امکان‌پذیر است. به کمک این نرم افزار می‌توان در سریع‌ترین زمان ممکن، لیستی از قطعات موجود و تجهیزات را بررسی نمود و در صورت نیاز آن‌ها را تهیه کرد. 

حذف صورت‌حساب‌های کاغذی

این روزها با گسترش به‌کارگیری خدمات آنلاین، استفاده از صورت‌حساب‌های کاغذی منسوخ شده است. تهیه صورت‌حساب الکترونیکی برای مشتریانِ سازمان‌های حمل‌ونقل محور، یکی از بهترین راه‌ها برای حذف عملیات کاغذی و صرفه‌جویی در زمان و هزینه است. صورت‌حساب الکترونیکی برای مشتریان نیز سهولت بیشتری دارد.

حذف لیست کاغذی مصرف سوخت

یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های شرکت‌های خدمات حمل‌ونقل، میزان مصرف سوخت ناوگان آن‌ها است. مدیریت ناوگان موظف است تا بر خرید سوخت نظارت داشته باشد و با ارائه راهکارهای مناسب، هزینه‌های اضافی را کاهش دهد. در گذشته بررسی مصرف سوخت این گونه بود که از راننده لیستی کاغذی دریافت می‌شد و هزینه‌ها بررسی می‌شد.

این روش برآورد مصرف سوخت قابل اطمینان نبود. از طرفی میزان مصرف کاغذ در این روش نیز بسیار زیاد بود. نرم‌افزار مدیریت ناوگان توانست نظارت بر مصرف سوخت را به صورت الکترونیکی و دقیق امکان‌پذیر کند. هر گونه اطلاعات در مورد مصرف سوخت به صورت خودکار در نرم‌افزار ذخیره می‌شود و مدیر ناوگان می‌تواند به صورت لحظه‌ای این اطلاعات را بررسی کند.

کلام آخر